Nem csak veszélyhelyzet esetén, hanem máskor is jól jön pár jótanács kezdő távmunkásoknak. Annyiban azért más a jelenlegi helyzet, hogy nem csak a melóval, de a környezettel is meg kell küzdeni úgy, hogy a józan eszünk se veszítsük el.

Több mint 10 éve dolgozom távolról, a főnököm egy másik kontinensen van. Az összes beosztottam is másik országban / kontinensen van. Remélem az én tapasztalataim hasznosak lesznek számotokra is!

Kezdjük az elejéről!

Ki képes otthonról dolgozni?

Sok munkakör alkalmas arra, hogy távolról lássuk el feladatainkat. Ha egész nap a számítógép előtt ülsz, és csak ebédelni / kávézni / dumcsizni állsz fel, egészen biztosan el lehet végezni a munkát bárhonnan. Nehéz a valós feladatok feltérképezése nélkül dönteni, mert például az informatikus aki a gépeket takarítja (portól, azt is kell), nem dolgozhat távolról. Vagy a pénzügyes aki a készpénzt kezeli sok esetben szintén kimarad.

Általában a legnagyobb akadály a céges kultúra. Teljesen természetes dolog, hogy egy összeszokott munkaközösségben bejáratott folyamatok vannak bizonyos feladatok megoldására. Akkor is, ha nincsenek leírva. Most azonban egészségünk védelmében közös érdekünk, hogy nyitott lélekkel gondoljuk végig, mit tehetnénk ezeknek a folyamatoknak a digitalizálása érdekében.

• Tényleg ki kell nyomtatni azt a dokumentumot, vagy elég, ha digitális formában megvan? Mondjuk PDF-ben?
• Tényleg személyesen kell átmenni a pénzügyre átbeszélni a meggyes pite receptjét vagy valamilyen digitális formában is megtehetjük (Skype, Facebook Messenger, Slack,...)?
• A beérkező dokumentumok fogadását lehet-e digitalizálni (mondjuk a küldő fél sem nyomtatja ki, hanem email-ben elküldi).
• Amennyiben hivatalos bizonylatolás van (mondjuk menetlevél) amit folyamatosan fogadni kell elég-e 1 ember az irodában ezt kezelni, vagy mindenkinek bent kell lennie?
• A hivatalos dokumentumokat így hogyan látják a többiek, hogyan lehet ezt digitalizálni? Mondjuk az irodában maradó, vagy sofőr kolléga telefonjára telepítünk egy beolvasó alkalmazást (mondjuk "Office Lens") és a beolvasott dokumentumot a telefonjáról emailben tovább tudja küldeni miután az eredetit lefűzte. Okostelefonja - majdnem - mindenkinek van.

Itt igaz mindenképpen, hogy a vezetés és a dolgozók rugalmasságán múlik, sikeresen meg lehet-e oldani az átállást. Amennyiben most azt gondolod "minek változtatni 5/10/20 éve megy ez így minden probléma nélkül" akkor inkább maradj csendben. Ez az írás nem neked szól, te járj be továbbra is. Legalább megvan, ki fogja érkeztetni a papírokat.

Természetesen vannak olyan munkakörök (postás, futár, orvos, nővér, buszsofőr, raktáros, ...) ahol fizikai képtelenség a távmunka. Mindenkinek magának kell a saját cégén belül eldönteni, melyik munkakör alkalmas, és melyik nem.

Biztosan sok vállalkozásnál komoly az ellenállás a dolgozók részéről, mivel sok új dolgot kell egyszerre megtanulni és naponta elvégezni, de sajnos a jövőre nézve a kilátásaink nem lesznek jobbak. Ilyen helyzet bármikor előfordulhat ezután is, és aki túl akarja (cég szinten) élni, annak fel kell készülni. Aki lemarad, kimarad.

Bizalom

Rendben, eldöntöttük, hogy a 10 irodai dolgozóból 8 munkája elvégezhető távolról is. Az első és legfontosabb, hogy megértsük: a küldetés sikere fejben dől el. Mindkét oldalon. El kell felejteni a korábbi sérelmeket, és megbízni a munkavállalóban, hogy nem a kerítést fogja lefesteni, hanem a munkáját fogja elvégezni a rendes munkaidőben attól függetlenül, hogy fizikailag hol csücsül. El kell fogadni, hogy nem tud a vezető a munkás háta mögé lopakodni, és ellenőrizni, hogy a Facebook (bocs Insta) nyitva van-e (igen), és ellen kell állni a kísértésnek, hogy folyamatosan elszámoltassunk (zaklassunk) mindenkit.

Aki arra használja fel az idejét, hogy a munkája helyett a saját dolgait intézze, az a munkahelyén is a telefonon fog lógni, vagy az internetet fogja böngészni, és nem a munkáját elvégezni. Aki pedig képes felfogni, hogy az a pár óra a napjából ki van fizetve, és a saját érdeke is, hogy munkával töltse, annak édes mindegy hogy otthon van-e vagy az irodában, hasznos munkaerő lesz.

Természetesen vannak olyan főnökök és olyan beosztottak akik nincsenek erre "bekötve" egyszerűen nem képesek kezelni a helyzetet. De a jövő nem az övék. Ha 3-4 hét alatt nem tudjuk hozni a korábbi munkatempót akkor sajnos feltételezhető, hogy vagy változtatni kell valamin, vagy egyszerűen a távmunka nem nekünk (cég vagy munkavállaló) való. Ilyen is van. 1000-ból 1. Nem te vagy az. Neked menni fog. ;)

Trükkök

Van pár dolog, ami segíthet ráhangolódni a munkára otthon a kezdőknek is (persze a profik majd 1-2 év után ezeket elhagyhatják, lazíthatják, de te még nem):

• Jajj csak mosogass el / vidd ki a szemetet / sétáltasd a kutyát úgyis otthon vagy!
  NEM! Nem vagy otthon. Dolgozol. A tested otthon fogyasztja az oxigént, de munkaidőben csak egy szobanövény vagy. Nem mész arrébb, ki kell kerülni. Dr. Fikusz. Az időd ki van fizetve, és a munkadódnak tartozol vele nem a társadnak / gyereknek / kutyának. Mivel nem kell bejárni a munkahelyre, nyersz így is, annyit amennyit egyébként erre fordítanál. 40 perc - 2 óra, az már valami.
• Öltözz fel!
  Tapasztalatom szerint segít az agynak, ha felveszed a céges pólót, kisminkelsz és normálisan felöltözöl, legalább egy farmerba, és nem bugyiban / gatyában ülsz a gép elé. VIdeohívásban elég vicces lennél egyébként is, és segít a koncentrálásban.
• Kezelőszervek
  Monitor / billentyűzet / egér ha van az irodában (mondjuk nem a laptopodon dolgozol közvetlenül) legyen otthon is. Ideiglenesen akár az irodait is megéri hazavinni.
• Illatok
  Jellegzetes illatosító az irodában? Legyen otthon is ugyanaz az illat. Persze ha a jó illatú kolléga / kolléganő a ludas, akkor nem elvárás, hogy magad mellé ültesd otthon, hogy meglegyen a hangulat...
• Helyszín
  Nagyon fontos a megfelelő hely kiválasztása. Ha valakinek van olyan szobája amit ki tud alakítani dolgozószobának, az a legjobb, de bármi jó amin ajtó van és magadra tudod csukni. A körülötted rohangáló 5 éves Tibike kifejezetten kontraproduktív. Az asztal, a szék megfelelő legyen, konyhaasztal, étkezőszék hosszú távon kerülendő! Persze akinek nincs másra lehetősége, annak azzal kell élnie amivel tud. Ez egyénenként változó.
• Jelentkezz!
  Minden nap, nap végén küldj egy emailt a főnöködnek, hogy mit csináltál aznap. Röviden, pár sorban. Fontos, hogy kérdés nélkül csináld, SOSE FELEJTSD EL, mert ez nem cseszegetés, hanem elvárható minimum. Így sokkal könnyebben megmarad a bizalom, és a jó hangulat a csapatban. Ez nagyon fontos! Ha olyan a munkakör akár minden feladat végén jelentkezz a főnöknél emailben vagy chat-en a következőért. Ha látják, hogy magadtól jelentkezel, akkor nem fognak egyfolytában kérdésekkel zaklatni.

Társaság

Ez durva lesz. Ha nem egyedül vagy munkaidőben otthon, hanem a társad / gyerekeid / mások gyerekei / nagyszülők / szüleid / háziállataid is hallótávon belül vannak, az kódolt katasztrófa. Tegyél meg mindent amit lehet, hogy teljesen egyedül legyél, vagy legalább az ajtó be legyen csukva...

Akárki próbálta (főleg a gyerekes részt mondjuk 6-10 év alatt) mindenki durván pofára esett amikor azt hitte ez menni fog. Nem fog. Kell valaki (társad, nagyszülő, szomszéd csaj / srác) aki a gyerekekkel foglalkozik. Te nem fogsz tudni. Ez ugye akkor gond ha a bölcsi / ovi / iskola zárva van. Mondjuk világjárvány esetén...

Persze hamár a gyerek kiskamasz és mondjuk a haverokkal lóg a neten, akkor nem fog veled foglalkozni (ez most jó). De a kisgyerekkel / pároddal / anyukáddal / stb. kezdeni kell valamit.

Te egy fikusz vagy. Dr Magányos Fikusz. Nem vagy ott, csak vegetálsz, ennyire számítsanak. Értsék meg, dolgozol. A fikusz kiviszi a szemetet? Nem. Te sem. Majd ha lejárt a munkaidőd. Ez nem bunkóság bárki bármit mond. Ha ezért valaki elkezd zsarolni valamivel, akkor az egy tiszta és erős negatív jel.

Elég a lelkizésből. Nyomassuk! Mi kell hozzá?

Biztonságos csatorna a céghez.

Interneten keresztül kell egy kódolt, biztonságos elérést létrehozni. Erre való a VPN. Úgy kell elképzelni, hogy egy olyan csatornát húzunk ki az internet nagy csövén keresztül, amibe senki más nem lát be, csak az, akinek ezt megengedjünk. Kell hozzá otthonra internet, mondjuk valami 10-20 Mbps sebességű csomag. Ha kábel TV vagy optikai megoldás az jobb mint a telefonos (DSL) általában, de bármi megteszi. Itt a puding próbája az evés. Be kell állítani, és kipróbálni.

Sajnos ehhez érteni kell, tehát ha a szomszéd srác aki néha leírtja a vírusokat a cég gépeiről ezt már nem tudja megoldani (lehet, hogy nem gond), akkor fel kell bérelni egy profi céget. Az eszközigény nem túl nagy, a munkavállalónál (kliens oldalon) általában egy szoftvert kell telepíteni ami ingyenes, céges oldalon pedig egy VPN szervert (szerver oldal) ami nem feltétlenül egy doboz amit meg kell venni. Sok internet doboz (tűzfal és / vagy router) amit a szolgáltató ad már tartalmazza ezt a szerver funkciót, csak be kell állítani. Ha ez nincs is meg, akkor is egy 20.000 Ft-os hardver (Raspberry PI, használt munkaállomás, router) esetleg egy ingyenes szoftverrel (OpenVPN vagy más) ezt teljesen jól ellátja. 

Céges oldalról azért munkavállalónként meg kell legyen az 5 Mbps legalább, de minél több, annál jobb. Erre bonyolult tökéletes választ adni, mert függ attól is hogyan működik a cég rendszere, de itt is igaz, végül ki kell próbálni. Ha akadozik a munka, akkor bővíteni kell a sávszélességen. Ha egy céget béreltünk fel a VPN beállítására (vagy a szomszéd srác megcsinálta) akkor ők tudnak segíteni eldönteni, elég-e a sávszélesség a cégnél. Persze p...ó / filmek / házi videók letöltésével le kell állni a cégnél, de ha úgyis mindenki otthonról dolgozik, ez a veszély nem fenyeget. Ha nincs részletesen bekonfigurálva a rendszer egy komolyabb fájl letöltése mindenki munkáját megakaszthatja.

Jó és viszonylag olcsó trükk erre, hogy egy külön internetre rakatjuk a távmunkásokat, és akkor a normál internetes forgalom nem fogja "lerántani" a távmunkások sávszélességét videók nézegetése esetén sem. Csak ha lehet másik szolgátatótól vásároljunk, és ha lehet másik technológiát használjunk (ne mindkettő DSL vagy mikró legyen, de ha mindkettő optika, vagy kábel tv az tuti jó lesz).

Otthoni munkaállomás

Minen opcióra nézve fontos kiemelni, hogy tegyük világossá a fejekben: Helyi meghajtóra (ami abban a gépben van ami előtt ülünk) SEMMIT nem mentünk átmenetileg sem. Mert ha az elromlik / ellopják akkor semmi esélyünk a munkát folytatni.

Ha mégis sikerült helyileg menteni, és az elveszik, az nem a cég, az informatikus vagy a főnök hibája. Hanem kizárólag a munkavállalóé (ha a céges meghajtó elérhető a hálózaton) akkor is, ha ő a tulaj (vagy a párja). Ez a munkaasztalunkon általában ugyanolyan meghajtónak látszik, csak más neve van (mondjuk "Z:" vagy "X:" nem pedig "C:" vagy "D:"). Ha nem vagyunk biztosak kérdezzük meg inkább az informatikus kollégát.

Ha mindenkinek laptopja van a cégnél, akkor dombon a tanya! Jöhet az árvíz nem lesz gond. Csak felteszi az informatikus a szoftvert, beállítja, és nincs más dolga a munkavállalónak, mint otthon kinyitni a gépet és becsatlakozni. Kész.

Az asztali gépekkel már más a helyzet. Igeiglenesen még haza lehet engedni őket, de ha csak kicsit is komolyan vesszük az informatikai rendszer üzemeltetését, ez hosszú távon kihívás (rémálom).

Ha nem akarjuk / tudjuk ezeket a gépeket hazaengedni, 40.000 Ft körül (bruttó) lehet használt gépeket kapni. Monitor is megvan 30-40.000 között (újonnan) ami már használható általánaos irodai melóra. Jogtiszta szoftverekkel ellátni ezeket sem őrületes probléma, ezért az árért a gépek szoktak már egy Windows licenszet tartalmazni (legyen meg a matrica a gépen). Windows 7 vagy újabb matricás gépekre felmegy a Windows 10 gond nélkül.

Ha venni kell licenszet akkor sincs gond. Mivel az EU-ban a szoftver újraeladás törvényes, sok cég ráállt arrra, hogy nagy mennyiségben licenszet vásárol, majd azt (számlával) továbbadja jutányos áron. Igy egy Windows + Office + Antivírus gépenként megvan 15-20.000 Ft ráfordítással, számlával. Persze vigyázni kell kitől vásárol az ember, az online piacterek tele vannak ilyen jellegű ajánlatokkal.

Végül

A távmunkára átállás nem fog elsőre gördülékenyen menni, és az informatikai rendszer minőségén is múlik milyen gyorsan / könnyen leszünk sikeresek. Itt hatványozottan igaz, hogy olyan csapattal nagyon nehéz zöldágra vergődni ahol csak azt hajtogatják valami miért NEM megy. A szemléletváltás ebben a helyzetben kulcsfontosságú, ha megvan valamilyen probléma nyíltan, együttműköve megoldást kell találni rá. Mindre. Egyesével. Aki azonban csak a problémákat tálalja de megoldást egyet sem (és nincs a neve a cégjegyzékben a tulajdonosok között) akkor kimondhatjuk: a cégünknek holt teher.

Sok egyéb vetülete van még ennek a témakörnek (a csoportmunka alkalmazások, vagy a teljesítmény mérése), de ez a bejegyzés így is elég információt tartalmaz a kezdéshez szerintem. Ami ezen felül van, az már nagyon munkahely specifikus.

Ha sikeresen véghez visszük, a távmunka segíti a a céget is (esetleg olyan munkaerőt is be lehet vonni aki mozgásában korlátozott, akár csak ideiglenesen, mondjuk eltörött a lába) és a környezetet is (kevesebb bejárás, az kevesebb CO2, kevesebb irodaszer fogy, stb.) és a munkavállalót is (lásd visszakapott idő fent).

Remélem hasznos volt ez a kis eszmefuttatás, viszlát!